Eventmarketing: die 10 größten Herausforderungen & wichtigsten Entwicklungen – event-IT-store Umfrage

Die gesamte Eventbranche sieht sich vor immer höhere Anforderungen gestellt. Das spüren wir sicherlich alle – sowohl die Event-Verantwortlichen in Unternehmen als auch Event-Dienstleister und Eventagenturen. Es geht nicht mehr nur um die operative Organisation eines Events, sondern auch um Themen wie Markenkommunikation, Multisensorik, Social-Media, Neue Medien mit gleichzeitig stagnierenden Budgets. Ein Event ist heute mehr denn je ein herausforderndes und komplexes Projekt.

Welche zehn Bereiche Veranstaltungsplaner aus Unternehmen als besondere Herausforderungen empfinden und welche Entwicklungen das Eventmarketing beeinflussen werden, untersuchte eine Studie der event-IT-store GmbH in Kooperation mit der Hochschule für angewandte Wissenschaften München und der Fakultät für Tourismus.

Zehn interessante Aspekte, die die aktuellen und zukünftigen Entwicklungen im Eventmarketing gut widerspiegeln. Ob allerdings 60 befragte Personen tatsächlich repräsentativ sind, ist eine andere Frage. Zudem habe ich leider keine weiteren Informationen über die Studie und die Erhebungsdaten gefunden.

Bundesweit wurden rund 60 Eventmarketing-Verantwortliche zu aktuellen Entwicklungen, Potenzialen und Risiken in ihrem Bereich befragt. Die Ergebnisse dieser Interviews legen zehn Themen-/Potenzialbereiche offen, die das Eventmarketing und die Arbeit der Verantwortlichen nachhaltig verändern werden.

Zehn Potenzialbereiche – die Ergebnisse der Umfrage

1: Inhouse-Konzepte dominieren
68 % der Unternehmen setzen heute umfassende Ressourcen ein, um Ideen und Kreativkonzepte für Veranstaltungen komplett inhouse zu erstellen. Nur 9 % der Entwürfe werden vollständig von Agenturen entwickelt. Und das, obwohl man bei der Agenturauswahl hohen Wert auf kreative Kompetenzen legt (mit 14 % zweitwichtigstes Entscheidungskriterium).

2: Auch Umsetzung läuft häufig inhouse
33 % der Eventkonzepte werden nach Freigabe komplett ohne Agentur im Unternehmen umgesetzt, 96 % unter erheblicher Mitarbeit der Inhouse-Abteilungen. Nur 4 % werden vollständig von externen Partnern realisiert. Projekt- und Prozesshoheit liegen dabei in der Regel beim Unternehmen.

3: Knappe Ressourcen trotz wachsender Auslastung
58 % aller Eventabteilungen haben nur maximal fünf Mitarbeiter und leiden unter einer angespannten Ressourcenlage. Trotz wachsender Auslastung und zunehmender Komplexität der Projekte erwarten die Verantwortlichen hier in nächster Zeit keine signifikante Veränderung. Diese Problematik schlägt sich in vielen Unternehmen spürbar nieder – in der Effektivität und Wirtschaftlichkeit der Projekte, ihrer Umsetzungsqualität, aber auch in der Motivation der betroffenen Mitarbeiter.

4: Immer mehr Events
73 % der Unternehmen realisieren aktuell mehr als 20 Events für Kunden, potenzielle Neukunden, Vertriebspartner und Mitarbeiter pro Jahr. Die Verantwortlichen erwarten hier für die kommenden Jahre eine deutliche Steigerung und versuchen, die fehlenden Ressourcen über eine Erhöhung der Effizienz und optimierte Prozesse zu erreichen.

5: Anforderungen an Events steigen weiter
Höher, schneller, weiter – immer spektakulärer. Die Begeisterung für Events steigert zugleich die Erwartungshaltung bezüglich Einmaligkeit, Umsetzungsqualität und Wirkung. Das erhöht den Druck auf interne Ressourcen, Strukturen und Verantwortliche signifikant und lässt Projekte immer komplexer werden – auch weil immer mehr externe Schnittstellen mit eingebunden werden müssen. 20 % der Befragten sehen darin die größte Herausforderung.

6: Stagnierende Budgets
Die Befragten rechnen damit, dass sie steigende Anforderungen mit unveränderten (50 %) oder sogar reduzierten (20 %) Budgets gerecht werden müssen. Nur 30 % der Verantwortlichen erwarten in naher Zukunft steigende Budgets. Grundsätzlich dominiert der Denkansatz: „Alle wollen immer spektakulärere Konzepte, aber keiner will dafür mehr bezahlen“. Die aktuell vorherrschende Tendenz zur Senkung der Fremdkosten durch Steigerung des „Inhouse-Anteils“ gefährdet zudem die Qualität.

7: Kosten-/Nutzenoptimierung als Thema Nr. 1
25 % aller Antworten bezeichnen die Notwendigkeit einer konsequenten Kosten-/Nutzenoptimierung als größte Herausforderung für die Zukunft des Event-Marketings. Zeit-, Ressourcen- und Budgetdruck lassen sich nicht nur durch mehr Qualität, sondern vor allem durch höhere Effizienz, Produktivität und Wirtschaftlichkeit ausgleichen.

8: Prozessoptimierung als Lösung
Der Schlüssel für effizientere, stabilere und wirtschaftlichere Betriebsabläufe heißt Prozessoptimierung. Dennoch: Nur 19 % aller Unternehmen arbeiten bereits heute an Lösungen zur Optimierung ihrer Prozesse.

9: Fehlende Beratungspartner
Da die Prozessqualität bei der Auswahl der Eventagenturen aktuell nur eine untergeordnete Rolle (mit 5 % Rang 9) spielt, wird sie bei der Projektvergabe nicht thematisiert. Und das, obwohl Agenturen in der Regel wesentlich prozessorientierter arbeiten als Fachabteilungen in Unternehmen. Auf Prozesse spezialisierte Beratungspartner beziehungsweise Produktlösungen werden von den Unternehmen noch nicht recherchiert und sind noch nicht im Bewusstsein verankert.

10: Noch komplexer durch Social Media
Durch die zunehmende Bedeutung und das immense Potenzial von sozialen Netzwerken werden steigende Erwartungen an Events noch vielschichtiger. 10 % der Verantwortlichen sehen darin sogar schon die wichtigste Herausforderung für das Eventmarketing der Zukunft (= Rang 5).

Lösungssuche bindet Ressourcen
Wie die Gespräche mit den Verantwortlichen zeigen, stellt ein prozessoptimiertes Eventmarketing die größte Herausforderung der Zukunft dar. Nur diejenigen Unternehmen, die in der Lage sind, ihr Veranstaltungsmanagement stabiler, wirtschaftlicher und effizienter zu gestalten, werden den höchstmöglichen Kosten-/Nutzenfaktor erzielen können.

Quelle: Pressemeldung
Foto: yoppy / flickr


2 Kommentare
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2 Kommentare

  1. Peter Cramer

    Markenkommunikation, Social Media / Neue Medien sind Anforderungen denen die meisten Eventagenturen nicht gerecht werden, weil sie dies nicht wirklich können und/oder der Kunde diese Leistungen bei der Eventagentur nicht einfordert. (Warum auch?) Das „Inhouse-Konzepte“ dominieren ist sicherlich zunächst einmal den „gängigen mäßigen“ Agenturkonzepten anzurechnen, die allzu gerne dem Kunden „nach Mund reden“, um den Auftrag zu bekommen und/oder einfach nur ein x-fach schon da gewesenes „me too“ Konzept sind. Das können Unternehmen auch selber (besser) – oder zumindest glauben das die Inhouse-Eventmacher (nicht selten „gestrandete Seelen“ aus gescheiterten Eventagenturen). Das die Umsetzung zumeist Inhouse läuft ist den knappen Budgets und der Tatsache geschuldet, dass Agenturen bei den Dienstleistern in der Umsetzung gerne beide Hände und Taschen aufhalten und Provisionen kassieren. Das Geld spart sich das Unternehmen durch eine Inhouse Umsetzung. Bei stagnierenden Budgets durchaus nachvollziehbar.

    Bei den Seminaren, die ich im Rahmen der Aus- und Weiterbildung zum VA-Fachwirt IHK bundesweit gebe, treffe ich auf sehr viele Inhouse Eventler aus Unternehmen und die meisten lassen an Agenturen „kein gutes Haar“. Völlig zurecht ist festzuhalten, dass es in der Tat an externen Beratungspartnern fehlt. Auch das ist der Tatsache geschuldet, dass Agenturen an Provisionen ihr Geld verdienen. Wie aber soll jemand objektiv und glaubwürdig beraten, wenn er sich zugleich von seinen ausgesprochenen Empfehlungen Provisionen kassiert? Das geht nicht. Und nahezu jede Eventagentur berechnet seinen Kunden ein Agenturhonorar und nimmt alle Provisionen von Hotels, Caterer, Künstler, etc. mit. Hier darf der Kunde keine „uneigennützige“ Beratung erwarten und das tut er zumeist auch nicht. Zukünftig wird das ein größeres Betätigungsfeld von Agenturen werden, wenn sie sich dem Provisionsmodell abwenden.

    Grundsätzlich bin ich der Meinung, dass Inhouselösungen keinesfalls die besseren Lösungen sind, ganz im Gegenteil: die Konzepte sind geprägt durch eine stark einseitige Wahrnehmung – dem Unternehmensblickwinkel (und wie dieser gerne die Welt sähe) – geprägt von „wir machen dann doch das mit den Fähnchen“ Konzepten („…weil so ein Konzept bekommen wir beim Vorstand eh nicht durch“), fehlender Verantwortung („…wir nehmen doch eine Agentur für Teilbereiche dazu, dann haben wir auch jemanden, den wir verantwortlich machen können, wenn was nicht klappt“) und aufgrund von notorischen Überlastungen (bestätigt diese Umfrage) sind Konzepte und Umsetzungen keinesfalls besser. Darüber hinaus darf angezweifelt werden, ob solche Inhouse-Lösungen auch tatsächlich kostengünstiger sind? Betrachtet man alle relevanten Kosten (auch Löhne und Lohnnebenkosten), sind sie dies zumeist nicht.

    Mit einer guten und objektiven (provisionsfreien) externen Beratung, einer externen Konzeption und einer effizienten (provisionsfreien) externen Umsetzung würden Unternehmen am Besten fahren. Dazu müssen Agenturen Beratungskompetenz aufbauen (auch und gerade über den Tellerrand von Event hinaus!), sich Beratung, Konzeption und Durchführung via Honorar entlohnen lassen und sich von dem Agenturprovisionsmodell gänzlich verabschieden. Aber gerade das ist jedoch – insbesondere bei Events mit vielen Teilnehmern – sehr lukrativ, da die Agentur (ohne betriebswirtschaftliche Mehraufwendungen) an vielen Eventteilnehmern des Kunden und der damit steigenden Anzahl an Betten und an jeder weiteren Portion beim Catering, etc. kräftig mitverdient – i.d.R. zwischen 15% und 30%. Freilich ohne dafür selber ein Hotelbett zu beziehen, oder eine Mahlzeit kochen zu müssen.

  2. Wolf Rübner

    Die Ergebnisse sind weder ganz falsch noch ganz richtig. Das größte Manko ist die Repräsentativität.
    Gern wüßte man etwas über die Stichprobe. Es hat ein Geschmäckle, wenn man den Auftraggeber
    und seine Portfolio betrachtet und das wesentliche Ergebnis der Studie – Prozessoptimierung.
    Genau das bietet event-IT an. Im Mathe-Unterricht hieß das „q.e.d.“ – quod erat demonstrandum (was zu beweisen war).

    Wolf Rübner

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