Eventmanagement A-Z: 7 Praxis-Tipps für die Eventplanung

Was macht ein Firmenevent erfolgreich? Die Verbindung aus einem persönlichen, interaktiven Erlebnis und einem starken Markenbezug. Das macht ein Event für den Gast erlebenswert und für ein Unternehmen erfolgreich.

So die Theorie – doch wie wird ein Event auch in der Praxis zum Erfolg? Hier heißt es überlegen, planen und strukturieren. Die Vorarbeit und Planung ist entscheidend, um ein so komplexes Projekt, wie ein Event, zum Erfolg zu führen.

Das habe ich bei meinem Besuch eines der MasterClass Eventmarketing Seminare gelernt. Doch das war natürlich nicht alles. Unter anderem auch die folgenden sieben Tipps für die Planung und Umsetzung von Events.

1. Das Briefing – Zeit, Nerven & Geld sparen

Briefings sind eines der meist unterschätzten Bausteine einer Eventplanung. Dabei sparen sie nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch Geld. Denn wenn jeder weiß, was das Ziel ist, worauf ihr hinaus wollt, wird das Event zielgerichteter, effektiver und am Ende günstiger. Das Briefing ist ein wichtiger Wegweiser für alle Beteiligten, und sorgt für einen effektiven Einsatz eures Budgets.

  • Was gehört in jedes Briefing: Zielgruppe: Für wen? | Anlass: Was? | Ziele: Warum? | Zeitpunkt: Wann? | Destinantion & Location: Wo? | Budget: Wie viel? | Umfeld: Was noch? = Event-Konzept: Wie?

2. Dienstleistungspartner – weniger Branchenbücher, mehr Empfehlungen

Passende Dienstleistungspartner zu finden ist nicht leicht. Schließlich formen der Techniker, der Caterer und/oder die Event-Agentur den Erfolg des Events entscheidend mit.

  • Doch ein Branchenbucheintrag oder eine Website sagt nicht immer viel bzw. etwas über die Realität aus. Fragt also auch nach Empfehlungen und Erfahrungen von Kollegen, schaut euch bei Rankings und Awards nach realisierten Projekten um. Schaut auch in der Fachpresse oder im Internet: wer fällt (positiv ;) auf? Und verlasst euch nicht alleine auf angegebene Referenzen.
  • Noch ein Tipp: Knappes Budget? Sponsoren & Partner suchen!
    Wenn das Budget begrenzt ist oder die Qualität möglichst kostengünstig hochgeschraubt werden soll, kann man auch mal mit Partnern und Sponsoren arbeiten. Die Klassiker sind Getränkesponsoren, Give-Aways oder Shuttle-Services. Nur Vorsicht, schaut, dass es zu eurem Anlass und Event-Konzept passt, sonst zerstört ihr die Idee von innen heraus.
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5 Kommentare
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5 Kommentare

  1. Yvonne

    Immer wieder ein Highlight die Praxis-Tipps. Vieles erscheint selbstverständlich, doch kann gar nicht oft genug Erwähnung finden. Vielen Dank!

  2. Lilli

    Gute Tipps. Danke. Habe das Buch „Eventmanagement in der Praxis“ von Christoph Klein gekauft, was eine großartige Einführung in das Thema ist!

  3. Petra Quednau

    Künstler bereichern jedes Event und inszwischen ist es auch nicht mehr so, dass einfach eine Show gezeigt wird. Wir versuchen mit dem Kunden in Kontat zu treten und auf die Wünsche einzugehen, und entwickeln Shows für den Kunden, die die Firmeninhalte transportieren und zu einer Kommunikation anregen. Es ist möglich interaktive Highlights mit Künstlern zu erarbeiten, so das der Entertainment Faktor nicht auf der Strecke bleibt. Und die Auswahl eines „talentierten“ Mitarbeiters als Moderator kann auch schwer nach hinten los gehen. So mancher, der gerne spricht und talentiert scheint, stottert dann am Mikro rum. Und schnell wird es peinlich, nicht nur für den Mitarbeiter.

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