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Eventagentur planworx erfindet Teamarbeit mit Microsoft-Lösungen neu

30 Jahre nach ihrer Gründung erfindet sich die Eventagentur Planworx aus München neu: Mit dem Umzug in die Parkstadt München-Schwabing – in unmittelbarer Nähe zur neuen Deutschlandzentrale von Microsoft – stellt das Unternehmen seine Arbeitsweise grundsätzlich um. Mit technischer Ausstattung von Microsoft, bestehend aus Hard- und Software-Lösungen, lebt die Agentur mobiles Arbeiten und Kollaboration.

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Klassische 9-to-5 Arbeitszeiten und ständige Präsenz im Büro sind im Eventgeschäft undenkbar. Während einige Mitarbeiter weltweit auf Veranstaltungen tätig sind, arbeiten andere im Büro oder von zu Hause. Gleichzeitig ist die enge Abstimmung mit den Kollegen, die gemeinsame Entwicklung von Ideen und Konzepten und der Zugriff auf Dokumente auch von unterwegs sehr wichtig – ein Spagat, der für alle Beteiligten umständlich und zeitraubend sein kann. Dem können moderne Technologien aus der Cloud sowie mobile Hardware-Lösungen mit Flexibilität und Vernetzung entgegenwirken.

„Es ist unser Anspruch, Deutschlands modernste Agentur zu sein. Deshalb haben wir im Dezember 2016 unsere Arbeitsweise vollständig digitalisiert“, erklärt Christian Münch, Geschäftsführender Gesellschafter von Planworx, einer inhabergeführten Agentur für Erlebnismarketing. Seit 1987 konzipiert und organisiert das Unternehmen Veranstaltungen für Kunden aus IT, Großindustrie und Medien wie Audi, Microsoft, Burda und BMW.

Moderne Technologien wie die Produktivitätslösungen Office 365 mit der erst im November vorgestellten chat-basierten Kommunikationsplattform Microsoft Teams erleichtern die Zusammenarbeit, vor allem mit Kollegen, die gerade unterwegs sind. E-Mails nutzt die Agentur nur noch für die externe Kommunikation mit Kunden und Partnern. Interne Diskussionen werden über die Gruppenchats von Microsoft Teams geführt. Das fördert bei Planworx auch den Austausch sensibler Themen: „Die Mitarbeiter trauen sich eher, Sachen auszudiskutieren, wenn sie nicht die Sorge haben müssen, mit ihren Beiträgen die Postfächer der Kollegen vollzuspammen“, so Christian Münch weiter. Um allen Beschäftigten die Werkzeuge zu geben, die sie für mobiles und ortsungebundenes Arbeiten benötigen, setzt das Unternehmen bei der technischen Ausstattung komplett auf Microsoft. Zum Einsatz kommen neben der Office-Suite auch Surface Pro 4 und Surface Books mit Windows 10 sowie zwei Surface Hub Konferenzssysteme.

Neben zeitgemäßer Technologie bietet Planworx seinen Mitarbeitern auch die Freiheit, eigenverantwortlich über Arbeitszeit und -ort zu entscheiden, sowie ein neues Bürokonzept – analog zur #worklifeflow-Philosophie der Microsoft Deutschland GmbH. Auf insgesamt 650 Quadratmetern sind die neuen Räumlichkeiten der Eventagentur in der Parkstadt Schwabing in Bereiche für tagtägliche Aufgaben, Meetings, Socialising und konzentriertes Arbeiten unterteilt.