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MCI über Agentur-Pitches: Alternativen sind oft besser

So genannte Pitches – also die Ausschreibung eines Auftrages an verschiedene Agenturen – haben sich in den letzten Jahren auch in der Event-Branche zunehmend etabliert und gehören zum festen Bestandteil der Neukunden-Gewinnung und der Entscheidung für oder gegen eine Agentur. Immer mehr wird aber auch klar, dass ein „Pitch“ nicht nur Vorteile hat. Die Eventagentur MCI Deutschland sieht für viele Bereiche in Alternativen deutliche Vorteile für Kunden, Agenturen und Event-Teilnehmer.

In einem Pitch schreibt – vereinfacht gesagt – ein Unternehmen ein Projekt aus und fordert mehrere Agenturen auf, sich konzeptionelle Ideen, Umsetzungsvorschläge und eine Ablaufplanung vorzuschlagen. Ein Briefing als einheitliche Ausgangslage dient den Agenturen als Basis für ihre Überlegungen und machen die Ergebnisse aus Sicht des Auftraggebers vergleichbar. Was in der Theorie stimmt, ist in der Praxis aber nicht immer Ziel führend.

Ein Pitch ist ein künstliches Konstrukt
So gut gemeint ein Pitch auch ist – es ist ein künstliches Konstrukt: Das Briefing muss inhaltlich möglichst klar und stringent gehalten werden und basiert auf Annahmen – zum Beispiel bei der Anzahl der Teilnehmer. Nun wissen eigentlich beide Partner – Agentur und Auftraggeber – dass sich Rahmenbedingungen im Verlaufe eines Projektes kontinuierlich ändern was zur Folge hat, dass kaum ein Projekt genauso umgesetzt wird, wie es angeboten wurde. Das wäre im Prinzip nicht weiter schlimm – problematisch wird es dann, wenn die Agentur Maßnahmen vorgeschlagen hat, die sich mit den veränderten Bedingungen nicht mehr umsetzen lassen (Stichwort: Location) und vor allem dann, wenn trotz der neuen Bedingungen die „alte Zahl“, sprich das Budget, stehen bleibt. Ein Pitch kann in diesem Fall im Verlaufe eines Projektes für Unstimmigkeiten sorgen: die eine Seite besteht auf den angegebenen Kosten und Maßnahmen, die andere versucht verzweifelt, im Rahmen des abgegebenen Angebotes noch irgend Etwas Vernünftiges auf die Beine zu stellen. Was als „win-win-Situation“ begonnen hat, kann als „lose-lose-Situation“ enden und eine konstruktive Zusammenarbeit belasten.

Pitchen ist ressourcen-intensiv
Einen Pitch auszuschreiben, durchzuführen und auszuwerten ist Arbeit – daran teilzunehmen ebenfalls. Der Ressourcen-Verbrauch auf beiden Seiten ist enorm: Auf der Kundenseite fallen Stunden an – wenn man pro Pitch rund 200 Mannstunden rechnet, dürfte man nicht weit daneben liegen. Auf der Agenturseite fallen ebenfalls Mannstunden an. In mindestens gleicher Höhe. MCI Deutschland nimmt im Schnitt pro Jahr an rund 40 Pitches teil. Andreas Laube und Thomas Wüthrich, Geschäftsführer MCI Deutschland erklären dazu: „Bei etwa der Hälfte dieser Pitches könnten die Ressourcen sinnvoller und effizienter eingesetzt werden – durch ausführliche und qualitative Agenturgespräche oder Workshops beispielsweise. Gleichzeitig könnte bei diesen Gesprächen von Anfang an genauer und umfassender auf die Bedürfnisse und Zielsetzungen des Kunden eingegangen werden.“

Pitchen schränkt den Blickwinkel ein
Eine der Kernkompetenzen von Eventagenturen ist es, sich rund um eine Veranstaltung Gedanken zu machen, Konzepte zu entwickeln, Ideen zu generieren, Formate zu schaffen. Genau diese Kernkompetenz kommt in vielen Pitches aber gar nicht zum Tragen – zum Nachteil des Kunden. Wer denkt bei einem Briefing schon dran, abzuklären, was im Vorfeld und im Nachgang zu einer Veranstaltung gemacht werden kann, um die Nachhaltigkeit zu verbessern? In einem Briefing können kaum neue Ideen abgefragt werden, die meisten qualitativen Aspekte bleiben aussen vor. Zugunsten der quantitativen Punkte. Ein Pitch kann dazu führen, dass kaufmännische Aspekte überproportional gewichtet werden. Natürlich muss ein Budget eingehalten werden, aber, stellt Andreas Laube fest: „Als erfolgreich bleibt ein Event dann in Erinnerung, wenn er „gut“ war, eindrücklich, berührend und emotional. Und genau diese Hauptzielsetzung eines Events kann in einem Pitch nur ungenügend abgefragt werden.“

Es gibt Alternativen zum Pitch
Natürlich gibt es viele Situationen, in denen ein Pitch sinnvoll sein kann – vor allem dann, wenn es darum geht, quantitativ messbare und vergleichbare Dienstleistungen verschiedener Anbieter miteinander zu vergleichen.
Aber auch wenn Ausschreibungen aus rechtlichen Gründen durchgeführt werden müssen: es gibt immer noch zahlreiche Möglichkeiten, Agenturen, welche die Ausschreibungsrichtlinien erfüllen zu „prüfen“ ohne einen zeit- und geldaufwändigen Pitch durchführen zu müssen: Eine erste, grobe Agenturauswahl kann mit einer Checkliste getroffen werden: Erfahrung, Größe, Kapazitäten etc. können hier abgefragt werden – mit den geeigneten Agenturen kann ein ausführliches Gespräch geführt werden. Zwei, drei Stunden oder ein halber Tag lässt einen tieferen Einblick in die Arbeitsweise und die Ideenfindung zu und zeigt, ob man sich „versteht“ – ein sehr wesentlicher Punkt in einer langfristigen Zusammenarbeit. Und natürlich kann in diesem Rahmen auch über Kosten, Budget etc. gesprochen werden. Und natürlich kann auch ein solches Gespräch anhand einer Checkliste bewertet werden. Auf jeden Fall ist der Einblick in eine mögliche Zusammenarbeit in einem solchen Fall deutlich detaillierter und aussagekräftiger als eine reine Bewertung eines Angebotes.

Plädoyer für langfristige Zusammenarbeit
Gerade im Event-Umfeld wo sich Rahmenbedingungen, Vorgaben und Situationen immer wieder schnell ändern ist es wichtig, mit einem Partner zusammen zu arbeiten, auf den man sich verlassen kann und weiß wie er arbeitet. Reibungslose Abläufe und Automatismen entstehen aber nicht von einem Tag auf den anderen sondern im Laufe einer konstruktiven, auch kritischen, und langfristigen Zusammenarbeit. Und in vielen Fällen erweist sich eine solche Zusammenarbeit auf Dauer als bedeutend effizienter, kostengünstiger und innovativer als die permanente Suche nach einem neuen, noch etwas günstigeren Dienstleister.

Aus Agentur- und Kundensicht ist es deshalb wirtschaftlicher und aus Marketingsicht sinnvoller, eine vertrauensvolle, langfristige Partnerschaft aufzubauen. Die gegenseitigen Kenntnisse über Fakten, Abläufe, Personen und Ziele sind eine bessere Basis für eine kontinuierliche Weiterentwicklung und für den Erfolg. In einer engen Zusammenarbeit ist die Bereitschaft, zu aussergewöhnlichen Leistungen höher, als wenn aufgrund des Pitch-Aufwandes versucht werden muss, die Kosten irgendwie wieder hereinzubekommen.

Fazit
Erstens: Es gibt Alternativen zum Pitch: Gespräche oder Workshops – diese sollten häufiger genutzt werden um den qualitativen Aspekt einer Zusammenarbeit stärker beurteilen zu können.

Zweitens: Pitchen bedeutet Aufwand – auf beiden Seiten. Dieser Aufwand kann in vielen Fällen minimiert werden, wenn statt eines Pitches intensive Gespräche geführt werden – bei besseren Resultaten.

Drittens: Ein Pitch macht ein Projekt nicht billiger – in vielen Fällen tauchen nach dem Pitch neue Bedürfnisse auf die nicht einkalkuliert werden konnten.

MCI als Full-Service-Dienstleister im Eventbereich spricht sich aus diesen Gründen auch gar nicht generell gegen Pitches aus – gerade im PCO-Bereich kann dieses Instrument oftmals gut eingesetzt werden. Wenn es aber um die Konzeption, Ideenfindung und Wissenstransfer geht, plädieren Thomas Wüthrich und Andreas Laube, Geschäftsführer MCI Deutschland, dafür, mehr Wert auf ein persönliches Gespräch zu legen bei dem neben Fakten auch individuelle Stärken und Bedürfnisse bedeutend detaillierter und konkreter besprochen werden können.