Teil 6: Idee schlägt Budget – Gesetze, Vorschriften & Risiken bei Events

Bei einem Event muss man nicht nur an die Organisation, die Gäste und seine Ziele denken, es gibt auch eine Reihe Vorschriften, Gesetze und Risiken, die zu beachten und zu bedenken sind. Die Versammlungsstätten-Verordnung, GEMA, Künstlersozialabgabe und auch zum eigenen Schutz darf eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung nicht vergessen werden! Aber keine Angst, Wolf Rübner gibt in den Folgen 7a und 7b einen Überblick über alle Pflichten, Risiken und die optimalen Vorkehrungen!


» Zu Teil 5: Die wichtigen Stellgrößen!

» Zu Teil 1 von “Idee schlägt Budget” inkl. allgemeiner Informationen und einer Übersicht aller Folgen!

Folge 7a: Murphy’s Gesetz austricksen

Damit nicht alles schief geht, was schief gehen kann – bevor Sie ein Event planen, ermitteln Sie bei Ihren Kunden den Bedarf. Welche Themen und Informationen sind aktuell? Schließen Sie sich mit Ihrem Außendienst kurz.

Planen Sie ein Event rechtzeitig! Bei einer Erstplanung lassen Sie sich 5-6 Monate Zeit. Informieren Sie Ihre Zielgruppe rechtzeitig, z.B. durch einen „safe-the-date“. Laden Sie wichtige Multiplikatoren aus Politik, Wirtschaft und Kultur ein. So bekommen Sie die Presse ins Boot. Laden Sie diese mit Ihren Top-Kunden zusammen ein. Erstellen Sie eine Pressemitteilung und senden sie an lokale und regionale Redaktionen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die geplante Veranstaltung. Lassen Sie bei der Veranstaltung Fotos machen und schicken die Bilder Ihren Kunden hinterher zu. Informieren Sie Kunden, die nicht an der Veranstaltung teilgenommen haben. Vermitteln Sie das Gefühl, etwas Schönes und Wichtiges verpasst zu haben.

Kommen wir zu den praktischen Dingen des Lebens: das deutsche Baurecht ist gefürchtet und schlägt auch bei Events zu! Das ist auch gut so, denn es dient der Sicherheit. Die Versammlungsstätten-Verordnung gilt für alle Räume, die mehr als 200 Personen fassen. Diese Verordnung enthält Sicherheitsvorschriften, u.a. für Fluchtwege, Notausgänge und insbesondere Regeln für die Bestuhlung. Weiterhin geht es um den Brandschutz und auch Toilettenanlagen.

Wenn Sie eine Veranstaltung in Ihren Betriebsräumen planen, sollten Sie sich unbedingt die in Ihrem Bundesland gültige Fassung im Buchhandel besorgen. Mit der Versammlungsstättenverordnung (VStättVO) NRW in der aktuellen Fassung ab dem 14.11.2006 werden erhöhte Anforderungen an das aufsichtführende Personal in Versammlungsstätten und an die Veranstalter gestellt. Die Sicherheit der Gäste und Beschäftigten hat höchste Priorität. Das fordert mehr Eigenverantwortung von Betreibern und Veranstaltern. Veranstaltungen sind mit besonderen Risiken verbunden. Es haftet immer eine natürliche Person wie z.B. Firmeninhaber, Gesellschafter, Geschäftsführer und ähnliche Positionen in der Unternehmensleitung.
Mit der „Sachkundigen Aufsichtsperson“ hat der Gesetzgeber eine neue Qualifizierung eingeführt, die im Rahmen eines 3-tägigen Seminars per Zertifikat erlangt werden kann. Die Kosten betragen ca. 500 Euro.

Das nächste Stichwort heißt GEMA. Wer Musik komponiert, Musiktexte schreibt oder Musikwerke verlegt, hat einen Anspruch auf angemessene Bezahlung. Das ist weltweit durch nationale Urheberrechts-Gesetze und internationale Verträge geregelt.

Für den Bereich der Musik hat die GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte): zwölf verwertungsrechtliche Hauptbereiche mit insgesamt 86 nutzungstypischen Einzeltarifen geschaffen. Diese Tarife orientieren sich marktgerecht an der Vielfalt der Nutzungsmöglichkeiten. Die Hauptbereiche unter-scheiden beispielsweise zwischen Live-Konzerten, Musikwiedergabe und Herstellung von Tonträgern, Rundfunksendungen und Filmvorführungen. Die Einzeltarife berücksichtigen die Art der Nutzung. So ist es ein Unterschied, ob ein Solist in einer Kleinkunstbühne mit 50 Besuchern auftritt oder eine Rock-Band auf einem Open-Air-Festival vor 60 000 Zuhörern spielt. Die Gebühren sind bei Anmeldung vor der Veranstaltung relativ gering. Es wird aber sehr teuer, wenn die GEMA feststellt, daß Sie Ihre Veranstaltung nicht angemeldet haben, denn dann ist es eine Urheberrechtsverletzung. Weitere Informationen finden Sie im Internet.

In diesem Zusammenhang ist auch auf die Künstlersozialabgabe hinzuweisen. Mit der Einführung der Künstlersozialabgabe 1983 kann jede Inanspruchnahme einer künstlerischen oder publizistischen Leistung durch ein Unternehmen sozialabgabepflichtig sein. Weitere Informationen finden Sie auf der Website www.kuenstlersozialkasse.de

Risiken kann man mit einer Versicherung abdecken. So ist es auch bei Veranstaltungen. Empfehlenswert ist der Abschluß einer Veranstalterhaftpflicht-Versicherung. Hierbei geht es in erster Linie um die unüberschaubaren und nicht mehr selbst tragbaren Personenschäden.
Einer Ihrer Gäste stolpert unglücklich über ein schlecht verlegtes Lautsprecherkabel und fällt auf den Kopf. Der Gast muss umgehend ins Krankenhaus gebracht werden und wird dort längere Zeit stationär behandelt. Selbst danach muss er für eine gewisse Zeit seinem Job fernbleiben.
Die auf Sie zukommenden Kosten sind immens und vom Einzelnen nicht mehr tragbar. Hier greift Ihre Veranstaltungshaftpflichtversicherung. Diese prüft vorab, ob die an Sie herangetragenen Ansprüche grundsätzlich berechtigt sind. Sie haben also auch eine Rechtsschutzfunktion in Ihrer Veranstaltungshaftpflichtversicherung.

Werden die Ansprüche anerkannt, übernimmt Ihr Versicherer die anfallenden Kosten. Der Abschluss einer Veranstaltungshaftpflichtversicherung versteht sich daher für jeden Veranstalter als absolutes Muss und gehört zur Grundausstattung. Die Prämie ist überschaubar.

Die gekürzte Textversion des Audio-Seminars „Idee schlägt Budget“ erscheint unregelmäßig, circa alle zwei Wochen. Damit Sie stets auf dem Laufenden sind, können Sie hier den RSS Feed abonnieren oder sich hier zum eveos Newsletter anmelden!

Autor: Wolf Rübner
Wolf Rübner ist mit mehr als 25 Jahren Erfahrung im Event-Markt ein bekannter Name und gehört heute zu den Event-Experten in Deutschland. Als Gründer des EventCampus hat er sich auf Event-Consulting und die Beratung von Unternehmen, Agenturen, Messebauern und Event-Dienstleistern spezialisiert.

*Quellen der Fotos: bulb, pound coins


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