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Online-Events: häufige IT-Probleme und -Lösungen – Tipps & Erfahrungen von Streamboxy

Von Katharina Stein 1.2.2022 ~10 Minuten Lesezeit Werbung / Sponsored Post

Technische Probleme bei einer Präsenzveranstaltung kann man vielleicht noch überspielen. IT-Probleme bei einem Online-Event sind dagegen weitaus kritischer. Der technische Part – vom Anmeldeprozess über die Streamingqualität bis zum Datenschutz – ist grundlegend für ein gutes Online-Erlebnis. Erfahrungen und  Fachwissen von IT-Fachleuten sind bei Online-Veranstaltungen wichtiger denn je.

IT-Fachleute wie zum Beispiel Daniel Weise, Founder & Managing Director der Event-Plattform STREAMBOXY. Er verrät uns, was aus seiner technischen Perspektive die wichtigsten Faktoren für gute Online-Events sind. Was die häufigsten und vermeidbaren IT-Probleme sind. Und wie seiner Meinung nach zukünftige Monetarisierungs-Modelle mithilfe von Künstlicher Intelligenz aussehen.

Interview: Daniel Weise über erfolgreiche Online-Events und häufige IT-Probleme

STREAMBOXY ist eine Tochter der IT-Beratungsfirma Makonis und wurde 2020 gegründet. Ihr seid also IT-Fachleute. Wie kamt ihr zu einer Event-Plattform?
Daniel Weise

Daniel Weise: Ursprünglich kommen wir aus der IT-Beratung und sind 2016 mit dem Ziel angetreten, Unternehmen mit auf den Weg in die Cloud zu nehmen. Was jetzt wie selbstverständlich klingen mag, stieß damals vor allem in großen Unternehmen noch auf große Skepsis.

Einer unserer ersten Kunden war ein mittelständischer Schulungsanbieter. Zu Beginn der Pandemie suchten wir mit diesem gemeinsam nach Antworten auf das stark belastete Seminargeschäft. Nachdem wir uns einen Überblick über die etablierten Technologien verschafft haben, ging aus den ersten Ideen die Plattform STREAMBOXY hervor.

Jetzt nach zwei Jahren Pandemie, was sind die aktuell häufigsten Sorgen und Probleme der GastgeberInnen in Bezug auf Online-Events bzw. Online-Tools?

Daniel Weise: Bei den GastgeberInnen und auch einigen Eventagenturen stoßen wir mitunter auf große Verunsicherung, was den Umgang mit den IT-Abteilungen – vor allem in großen Unternehmen – anbelangt. Durch Online-Events kommen hier neue Akteure ins Spiel, mit denen man zuvor nur in Ausnahmefällen zu tun hatte. Das beginnt schon bei der Datenschutz- und IT-Sicherheits-Freigabe und geht dann über den technischen Support während der Veranstaltung bis hin zur Nachbereitung und Verwertung des Teilnehmerverhaltens.

Unsere Erfahrung ist: Wenn sich die Plattformen sonst funktional nur wenig unterscheiden, sollte genau darauf geachtet werden, wie der Anbietende bei den oben genannten Herausforderungen unterstützen kann.

Ihr seht die Unterstützung durch die Plattform als einen USP oder Erfolgsfaktor für Online-Events?

Daniel Weise: Ja, die Unterstützung durch Plattformbetreibende ist absolut unerlässlich. Es kommt darauf an, dass sie alle Fallstricke kennen, die bei großen Online-Events im Unternehmensumfeld auftreten können und hierfür bestenfalls schon Lösungsvorschläge in der Tasche haben. Wir positionieren unsere Plattform daher als Bindeglied zwischen den Veranstaltenden und der Unternehmens-IT und nehmen somit häufig eine Mediatoren-Rolle ein, die von beiden Seiten sehr geschätzt wird.

Zwei typische technische Fallstricke sind unter anderem der Anmeldeprozess und die Internetverbindung. Deutschland ist ja bekanntlich digital nicht so ausgebaut, wie es sein sollte. Dabei ist das von großer Bedeutung für ein gutes Online-Erlebnis! Welche Erfahrungen habt ihr gemacht und wie löst ihr diese Probleme?

Daniel Weise: Viele Tools waren anfangs nur mit der Installation von Plugins benutzbar, was häufig mit den eingeschränkten Administrationsrechten von Firmenrechnern im Konflikt stand. So kam es häufig vor, dass TeilnehmerInnen das erst kurz vor dem Event bemerkten und den Support überforderten. Aus diesem Grund entschieden wir uns für eine rein browserbasierte Lösung und einen Anmeldeprozess, der schon im Vorfeld das System auf die gängigsten Risiken überprüft, ohne dass sich die Teilnehmenden durch Anleitungen mit unverständlichen Systemanforderungen klicken müssen.

Die Internetgeschwindigkeit wird vor allem dann zum Problem, wenn sich viele Teilnehmende im selben (Unternehmens-)Netzwerk befinden und einem Livestream folgen. In diesen Fällen empfehlen wir die Kopplung unserer Plattform mit einer eCDN-Lösung.

Bei der Durchsicht eures Angebots sind mir viele IT Details aufgefallen. Zum Beispiel die verschiedenen Login-Möglichkeiten oder Schnittstellen zu anderen Tools. Auch die Abstimmung und Genehmigung mit der firmeneigenen IT scheint ein Thema zu sein. Wie viele solcher Details gibt es, an die viele VeranstalterInnen nicht denken?

Daniel Weise: Oft sind es grundlegende Herangehensweisen, die vergessen werden. Unter anderem die IT-Abteilung und die Verantwortlichen für Datenschutz frühzeitig in den Auswahlprozess einzubeziehen. Oder die Entscheidung für eine Plattform wird zu kurzfristig vor einem Event gefällt, sodass keine Zeit für Anpassungen oder Schulungen bleibt. Oft ist auch nicht klar, ob die gesuchte Lösung für ein Event oder dauerhaft eingeführt werden soll. Daraus ergeben sich aber unterschiedliche Anforderungen. Ein anderer wichtiger Punkt sind fehlende oder ungeprobte Notfall- und Ausweichverfahren, z.B. wenn sich viele Teilnehmende nicht einloggen können oder wichtige Funktionen ausfallen.

Zu Beginn des letzten Jahres erzeugten diese Fragen erhebliche Reibungen, da wir häufig sehr kurzfristig vor der Veranstaltung angesprochen wurden und dann eine entsprechende Hektik aufkam. Mittlerweile haben alle Beteiligten viel dazu gelernt. So sind viele unserer AgenturkundInnen schon sehr gut vorbereitet und können unsere Plattform komplett eigenständig und ohne unser Zutun einsetzen.

Bei den Unternehmen hat aber auch ein Trend zur Konsolidierung eingesetzt, der dazu führt, die Tool-Landschaft auf ein Nötiges zu reduzieren und auf langfristige Lösungen für Online-Events überzugehen. Hier werden sich die Lösungen durchsetzen, welche es schaffen, die Dynamik dieses Marktes mit einem Höchstmaß an Stabilität und Sicherheit zu kombinieren.

Für die Programmgestaltung bietet ihr verschiedene Tools an: Livestreams, Workshops, Breakout-Sessions, Q&A Sessions, Chats, etc. Wird diese Vielfalt wirklich genutzt oder gibt es eurem Eindruck bestimmte Kern-Tools, die am besten funktionieren?

Daniel Weise: Grundsätzlich folgen wir der Auffassung, dass wir nicht jede Funktion zum Bestandteil der Plattform machen möchten – vor allem dann nicht, wenn diese selten genutzt werden. Stattdessen legen wir größten Wert auf die einfache und nahtlose Integration spezifischer Tools, wie z.B. Whiteboards, Coffee-Breaks, digitale Welten, usw.

Wir beobachten jedenfalls, dass die Standardkomponenten, wie Q&A und Chats auch am häufigsten genutzt werden. Was bei den Teilnehmenden aber besonders gut ankommt, ist die automatische Umwandlung von Sprache zu Text, um daraus z.B. Protokolle oder Mitschriften anfertigen zu können.

Neben „klassischen“ Online-Konferenzen und Livestreams gibt es auch immer mehr kreativere Konzepte und Ansätze. Wie flexibel sind die Möglichkeiten einer buchbaren Plattform wie eurer?

Daniel Weise: Wir betrachten STREAMBOXY als ein Event-Framework von IT-Profis für Event-Profis. Wir stellen also einen grundlegenden Rahmen zur Verfügung, in dem weitere Anwendungen programmiert oder angebunden werden können. Das bedeutet, dass wir auch technisch offen für neue und kreative Lösungen sind.

Die Integration von Drittanwendungen in die Unternehmens-IT war bereits unser Schwerpunkt bevor wir STREAMBOXY entwickelt haben. Daher wissen wir genau, worauf es ankommt, um die Lösung so flexibel wie möglich zu machen und auch individuelle Anpassungen in Rekordzeit umzusetzen.

Kannst Du Dich an Online-Events erinnern, die eure Plattform besonders unkonventionell genutzt haben?

Daniel Weise: Zwei Highlights waren ganz klar die großen Zaubershows der Ehrlich Brothers und die Kochshows von Alexander Hermann. Für die Weihnachts- und Silvestershow der Ehrlich Brothers haben wir sogar eine eigene TV-App entwickelt, sodass wir problemlos in die Wohnzimmer der Fans streamen konnten.

Aber auch einige Unternehmen haben uns mit ihren Ideen begeistert. So konnten wir bereits Live-Shopping-Events erleben, bei denen der Webshop und die präsentierten Produkte direkt in den Warenkorb gelegt und gekauft werden konnten. Durch dieses Format können sich Marken noch viel enger mit ihren KundInnen und Interessenten auch außerhalb der Social-Media-Plattformen (mit den entsprechenden Herausforderungen beim Datenschutz) vernetzen. Auch hier sorgt der einzigartige Mix aus Livestreaming, Videokonferenzen und CRM-Integration für eine revolutionäre Chance, die Vertriebsprozesse fit für das 21. Jahrhundert zu machen.

Besonders überrascht hat uns allerdings vor Kurzem ein Event an einer Hochschule. Hierbei wurde STREAMBOXY gar nicht für die Online-Kommunikation genutzt, sondern einzig und allein, um eine große Präsenzveranstaltung mit „Whiteboards“ und Inhalten zu strukturieren. Die verschiedenen Arbeitsgruppen erhielten eigene digitale Arbeitsbereiche (sogenannte „Breakout Rooms“), in denen sie Ergebnisse dokumentieren konnten – vergleichbar mit Microsoft Teams-Gruppen und -Kanälen. Da jedoch nicht jeder die Möglichkeit hat mit Microsoft Teams zu arbeiten, stellt STREAMBOXY eine günstige und unabhängige Alternative dar.

Wie beim Live-Shopping-Event schon angesprochen, in der Branche wird viel über Monetarisierung von Online-Events diskutiert. Welche Einsatzmöglichkeiten sind schon jetzt möglich bzw. werden praktiziert und welche siehst Du in Zukunft als aussichtsreich?

Daniel Weise: Die erste und offensichtlichste Möglichkeit zur Monetarisierung ist natürlich über kostenpflichtige Teilnahme-Tickets. Ein Geschäftsmodell, das hauptsächlich den B2C-Sektor anspricht, z.B. Coaches oder InfluencerInnen.

Im B2B-Bereich funktioniert die Monetarisierung überwiegend auf andere Wege. Zum Beispiel über eine Verknüpfung mit einem Webshop. Die Event-Plattform wird dabei getrennt davon angebunden, z.B. durch einen Excel-Import der Teilnehmerdaten, in komplexeren Fällen durch Schnittstellen. So ähnlich verhält es sich auch mit Live-Shopping-Events. Für die VeranstalterInnen ist es von großem Interesse, keine weiteren Datensilos aufzubauen, wenn diese ohnehin einen Webshop betreiben. Das bedeutet, dass hier im Idealfall über sinnvolle Integrationen nachgedacht wird, um komplizierte (und Datenschutzrechtlich kritische) Datensynchronisationen zu vermeiden.

Wo wir gerade beim Live-Shopping sind, kann ich auch gerne eine Vision beschreiben. Wir sind bereits heute in der Lage, mit Künstlicher Intelligenz das laufende Videobild im Stream zu analysieren und dabei Objekte und Texte zu erkennen. Mit diesen Erkenntnissen ist es möglich, die entsprechenden Produkte im Webshop des Anbieters zu suchen und den Zuschauenden anzubieten, vielleicht gleich mit einem speziellen Live-Shopping-Rabatt. Zugleich können die ZuschauerInnen diese Produkte als Favoriten abspeichern und somit dem Anbietenden eine Idee geben, wer sich wofür interessiert und welche Themen in einer individuellen 1:1-Videoberatung von Interesse sein könnten.

Das allseits bekannte Teleshopping-Format käme somit nicht nur ins 21. Jahrhundert, sondern würde auch ganz neue Bereiche der B2B-Welt erobern, in denen dieses Format bislang keine Rolle spielte.

Ein abschließendes, aber wichtiges Thema ist der Datenschutz. Neben der DSGVO ist vielen Firmen bestimmt auch wichtig, dass interne Inhalte intern bleiben. Was kann/soll man unternehmen und wie geht ihr vor?

Daniel Weise: Wir sind einerseits sehr aufgeschlossen gegenüber neuartigen und kreativen Lösungen. Andererseits möchten wir einen Rahmen geben, der den Einsatz in stark regulierten Umgebungen, wie z.B. in der deutschen Automobilindustrie mit dem TISAX-Standard, möglich macht. Konkret gesagt, manchmal muss man zwischen Kreativität und Sicherheit bzw. Datenschutz abwägen.

Zunächst müssen Auftraggebende aber festlegen, welcher Schutzbedarf an die bereitgestellten Informationen besteht. Die Verantwortung für die Einhaltung liegt sodann beim Auftragnehmenden. Im Regelfall ist das eine Eventagentur oder der Plattformbetreibende selbst. Für genau diese Fälle haben wir ein QM-System nach ISO9001 und ein Informationssicherheitssystem nach ISO27001 und TISAX implementiert, welches in Kürze zertifiziert wird. Die Zahl der AnbieterInnen in Deutschland, die auf diesem Niveau agieren, sind derzeit an einer Hand abzählbar.

Vielen Dank für die Einblicke und Tipps!

Wenn Du mehr über STREAMBOXY erfahren möchtest, schaue jetzt auf ihrer Website vorbei oder nutze die kostenfreie Demo-Testversion.

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