Teil 12: Idee schlägt Budget – Kreative & ungewöhnliche Event-Ideen sparen Kosten

Events müssen nicht teuer sein und günstige Events müssen nicht langweilig oder schlecht sein! Ganz im Gegenteil, wenn man ein bisschen nachdenkt, können gerade die günstigen Events besonders effektiv und sinnvoll sein. Vielleicht weil sie z.B. die Mitarbeiter und Gäste direkt mit einbeziehen und so Personal einsparen. Eine ungewöhnliche Location kann deutlich günstiger sein, weil sie sonst vielleicht nicht als Location genutzt wird oder weil sie als Ort mit einem Themenschwerpunkt bereits über einen gewissen Charme verfügt – man sich die Dekoration sparen kann. Konkrete Tipps zum kreativen Kostensparen bei Events gibt es hier in den nächsten Küchengeheimissen von Wolf Rübner!

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Folge 12b: Noch mehr Küchengeheimnisse

Ein Mega-Thema, das Sie sich zunutze machen können, ist Gesundheit, Ernährung und Fitness. Nach der Wissensgesellschaft kommt die Gesund-Gesellschaft. Nirgendwo ist die Unsicherheit so groß, der Informationshunger ungestillt, weil alle betroffen sind. Die Krankheitskosten explodieren und das Bewusstsein für die Eigenverantwortung und der Wunsch nach Prävention, nach Vorsorge wachsen enorm. Also springen Sie auf den Zug. Schlagen Sie eine konzeptionelle Brücke von Ihrem Marketing zu Gesundheits- und Ernährungsthemen.

Das Thema kann man spannend präsentieren. Wussten Sie z.B., dass sich unsere Erbanlagen seit 40.000 Jahren nicht verändert haben? Wir sind also genetisch auf Steinzeit-Niveau. Unsere Vorfahren in jener Zeit verbrachten 80% ihrer wachen Zeit mit Nahrungsbeschaffung. Wir fahren mal eben zu Aldi. Wir sind muskelzentriert, wir müssen uns bewegen, unsere 65 Billionen Zellen brauchen etwas zu tun. Die meisten von uns tun zu wenig und das hat dramatische Folgen.

Stellen Sie Ihre Kundenbindungsveranstaltung unter ein Gesundheitsthema oder greifen Sie das Thema Bewegung im Rahmenprogramm auf. Machen Sie zusammen mit Ihren Kunden oder Mitarbeiter ein spielerisches Sportprogramm unter fachlicher Anleitung. In manchen Großunternehmen ist das schon ein Standard, denn der Zusammenhang von Gesundheit, Wohlbefinden und Leistungsfähigkeit ist klar erkannt. Partner finden Sie in Ihrem örtlichen Fitness-Studio, bei Krankenkassen oder freien ärztlichen Beratern. Ein Sport-Promi, das kann auch ein ehemaliger Aktiver sein, ist immer ein Zugpferd. Der Charme am Thema Gesundheit ist nebenbei, dass die Kosten sich in Grenzen halten.

Gemeinsame Aktivitäten: Interaktion und gemeinsam etwas tun gehören zu den Erfolgsrezepten von Eventmanagern. Neulich fiel mir der Flyer einer internationalen Schule in die Hände, die zu einem Schulfest einlud: Das Motto hieß „Spiele aus verschiedenen Ländern und Zeiten“. Ich finde das wunderbar schlicht und effektiv. Das funktioniert. Nicht nur Kinder spielen gern, sondern auch Erwachsene. Vielleicht erinnern Sie sich noch an den Fernsehklassiker „Spiel ohne Grenzen“? Auch das wurde schon bei Firmenveranstaltungen nachgespielt. Diese Beispiele dienen mir nur zur Einstimmung.

Gemeinschaft und Gemeinsamkeit erleben – das ist die hohe Kunst, so gewinnt man die Herzen der Menschen. Zum Beispiel zusammen Kochen. Ein Renner. Die Koch-Shows im Fernsehen, auf allen Kanälen! Die Koch-Seminare! Das neue gesellschaftliche Powerplay findet heute in der Küche und am Esstisch zuhause statt. Es gehört zu einem bestimmten Lebensstil. Ein unerschöpfliches Thema. Nichts bringt wildfremde Menschen schneller zusammen, als gemeinsam in der Küche zu stehen und zusammen etwas zu schnibbeln, zu brutzeln und dabei ein Glas Wein zu trinken. Konzeptionell können Sie sich austoben an internationaler Küche, mit und ohne Promi-Koch, bei speziellen Themen wie Suppe.
Oder die Verteilung der Aufgaben unter den Teilnehmern: Geht man vorher selber einkaufen? Wer bereitet welchen Gang zu? Wer deckt den Tisch? Wer macht den Service? Wird nur ein Teil des Menüs selbst zubereitet? Und und und.

Gemeinsam spielen kann auch ein spielerischer Wettbewerb sein wie beim LINDE StaplerCup. Im Mittelpunkt steht das Produkt – der Gabelstapler. Ausgetragen wird eine Meisterschaft für Staplerfahrer, die in den Service-Betrieben. Schirmherr ist der jeweils aktuelle Wirtschaftsminister. Nach 26 regionalen Qualifikationswettkämpfen im gesamten Bundesgebiet treten die 60 besten Staplerfahrer Deutschlands im großen Finale auf dem Schlossplatz in Aschaffenburg um den Titel „Deutscher Meister im Staplerfahren“ gegen einander an. Aschaffenburg ist der Hauptsitz des Veranstalters Linde material Handling. Eine Riesen-Gaudi für alle Zuschauer, eine exzellente Markenbindung der Produktverwender und für den Händler bzw. Service-Betrieb ein Stück Marketing vom Feinsten.

Folge 12c: Noch viel mehr Küchengeheimnisse

Locations. In der Sprache des Baurechts Versammlungsstätten. Halten Sie Ausschau nach thematischen Locations. Hier geht es mir um Kostenersparnis. Komplett ausgestattet mit Mobiliar, mit Dekoration, mit Exponaten und Requisiten. Diese Ausstattung bekommen Sie quasi als Zugabe. Das sind Locations, die eine Geschichte haben wie ein Theater. Die ein interessantes Thema beherbergen wie ein Museum. Beides kombiniert finden Sie in einem Schloss. Es gibt ein spezielles Portal im Internet, das Sie für die Suche nutzen können.

Ein Kino bzw. Multiplex bietet Ihnen zusätzlich einen gastronomischen Service. Selbst die ungewöhnlichsten Plätze kann man für eine Veranstaltung mieten. Wie zum Beispiel das Lufthansa Flight Training Center am Frankfurter Flughafen verfügt über anmietbare Konferenzräume für 30 bis 90 Personen, ausgestattet mit modernster Kommunikationstechnik.

Sie können mit Ihren Gästen auch im Zoo feiern. Verschiedene zoologische Gärten in ganz Deutschland bieten das an. Reizvoll sind auch die Schauplätze des Spitzensport. Fast alle Fußballarenen bieten Tagungsräume an. Im Falle von Düsseldorf und Leverkusen existiert sogar ein First-Class-Hotel mit direktem Zugang bzw. einer eigenen Event-Fläche im Stadion. Im Berliner KaDeWe haben nach Ladenschluss schon zahlreiche Veranstaltungen stattgefunden. Wohlgemerkt wir reden hier nur über solche Locations, die Ihnen einen geldwerten Vorteil bieten.

Eine andere Variante der Kostenersparnis ist, die eigenen Räumlichkeiten zu nutzen. Sie müssen allerdings geeignet sein unter funktionalen und repräsentativen Aspekten. Der Betriebsablauf darf nicht zu sehr gestört werden. Falls Sie sich für das eigene Revier entscheiden, müssen Sie die Veranstaltung beim Ordnungsamt anmelden. Es sei denn, es handelt sich, baurechtlich gesehen, bereits um eine Versammlungsstätte.
Bei Firmenjubiläen ist das häufig eine konzeptionelle Pflicht. Ein authentischer Ort, der geschichtsträchtige Geburtsort der Marke. Das kann man durch nichts ersetzen. Häufig kann man mit einem Zelt die notwendigen Flächen schaffen, die für Empfang, Bewirtung und Feiern benötigt werden. Aus meiner eigener Praxis: für den Festakt anlässlich des 100jährigen Jubiläums eines Weltmarktführers für Achsen wurde die Kantine umfunktioniert. Das bedeutete zwar, für die Mitarbeiter ein Ausweichquartier herzurichten, aber das war die Sache wert.

Unabhängig von konzeptionellen Überlegungen – eines gilt immer: die stärksten emotionalen Wirkungen gehen von Licht und Musik aus! Legen Sie bei Ihren Veranstaltungen großen Wert auf eine gute und effektvolle Beleuchtung. Und auf stimmungsvolle Live-Musik. Licht und Musik stehen für Lebenslust.

Autor: Wolf Rübner
Wolf Rübner ist mit mehr als 25 Jahren Erfahrung im Event-Markt ein bekannter Name und gehört heute zu den Event-Experten in Deutschland. Als Gründer des EventCampus hat er sich auf Event-Consulting und die Beratung von Unternehmen, Agenturen, Messebauern und Event-Dienstleistern spezialisiert.

*Quellen der Fotos: bulb, pound coins


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