Teil 18: Idee schlägt Budget – wie aus einer Grundidee ein Event-Konzept entsteht

Vielleicht plant ihr gerade eine Firmen-Tagung oder einen internationalen Kongress. Einmal ist Motivation das zentrale Kommunikationsziel. Im anderen Fall vielleicht mehr der Austausch über ein wissenschaftliches Thema. Die Grundvoraussetzungen sind unterschiedlich, aber eine zentrale Frage ist bei allen Events gleich: wie entsteht um diese Grundansätze herum ein sinniges und stimmiges Event-Konzept? Wolf Rübner zeigt wie Event-Bausteine gesetzte Kommunikationsziele und Inhalte aufgreifen, und ein Event-Konzept fast wie von selbst entsteht.

» Zu Teil 17 von „Idee schlägt Budget“: wie trockene Informationen mit Interaktion & Spaß begeistern!

» Zu Teil 1 von “Idee schlägt Budget” inkl. allgemeiner Informationen und einer Übersicht aller Folgen!

Folge 22: Pharmazie – Außendiensttagung „Nothing is gonna stop us now“

Eine Aussendienst-Tagung eines Pharma-Unternehmens steht an. „Der Verkauf verdient alle Gehälter“ habe ich während meiner Lehrzeit gehört. Man mag darüber denken, wie man will, Tatsache ist, dass bei Außendienst-Tagungen Motivation großgeschrieben wird. Aus meiner Event-Praxis möchte ich zwei bewährte und bezahlbare Bausteine vorstellen, die bei der bewussten Außendiensttagung zum Einsatz kamen.

1. Der Ice-Carving-Wettbewerb: Ice-Carving ist die Kunst, mit einem speziellen Meißel ein Objekt aus einem Eisblock zu schnitzen. In unserem Fall wurde zu einem Team-Wettbewerb im Rahmen einer Abend-Veranstaltung aufgerufen. Die drei Eigenschaften des Osteoporose-Medikaments, um das es bei der Tagung ging, waren sinnbildlich eine Uhr, ein Knochen und der Magen. Diese waren aus dem Eisblock zu schnitzen. Alle Eis-Skulpturen wurden vor dem Hotel ausgestellt und die schönsten nicht von einer Jury prämiert, sondern darüber wurde demokratisch abgestimmt.

2. Der emotionale Schlussakkord ist so ungeheuer wichtig, haben Sie von mir gehört. Ein gutes Beispiel möchte ich Ihnen schildern. Der Motto-Song der Tagung war von der Gruppe „Starship“ und hieß „Nothing is gonna Stop us now“. Als Ausklang der Tagung, kurz vor der gemeinsamen Abreise lief zu dieser Musik ein bunter Bilderreigen mit Impressionen von der Veranstaltung. Von der Ankunft am Flughafen über gemeinsame Aktivitäten, die Workshops, Plenarsitzungen und Schnappschüsse aller Art.
Eine hoch emotionale Komposition von lachenden Menschen, sympathischen Gesichtern und Momenten voller Freude zur Musik, die schon die gesamte Tagung begleitet hatte. Jeder sah vor allen Dingen sich selbst und jeder der 280 Pharma-Referenten war mindestens einmal zu sehen. Die Kosten: nur das Honorar für den Fotografen, alles andere war ohnehin bereits vorhanden.
Das Fazit: Stellen Sie bei Mitarbeiterveranstaltungen die Menschen in den Mittelpunkt.

Folge 23: Verbände – der Kongress tanzt

Ein internationaler Kongress ist heute eine Plattform der Begegnung, weniger ein Ort der wissenschaftlichen Fortbildung und Diskussion. Dafür muss man nicht durch die Weltgeschichte reisen, das geht einfacher und preiswerter. Genau diese Begegnungskultur hatte der Kongress-Präsident im Sinn als er eine Agentur mit einer Konzeptentwicklung beauftragte.

Der Schauplatz war Berlin, eine Stadt am Wasser, und Wasserwirtschaft war auch das Thema des Kongresses. In der Literatur fand sich ein roter Faden. Erich Kästner sagte im Jahre 1959: “Theodor Fontane gelang, was den großen ausländischen Meistern mit Paris, London und Petersburg gelungen war. Er schuf Berlin zum zweiten Male. Er schenkte uns die Stadt an der Spree, wie uns Balzac die Stadt an der Seine und Dickens die Stadt an der Themse schenkten. Diese Städte und ihre Gesellschaft mögen sich wandeln sie mögen wachsen, verfallen oder gar zerstört werden, – ihr Herz und eigentliches Wesen lebt im Œuvre der großen Romanciers unzerstörbar fort.”

Das Partnerprogramm stand unter dem Fontane-Zitat „Wie man in Berlin so lebt“. Das President’s Dinner fand im Aquarium des Zoologischen Gartens statt. Eine Wasserkünstlerin trat im Unterhaltungsprogramm auf.

Das Motto der Bühnengestaltung war Wasser als Spiegel der Welt. Die Gala-Veranstaltung stand unter dem Motto „Ein Tag am See“. Als Auftakt ein fiktiver Dialog der Moderatorin mit Theodor Fontane, was aus „seinem“ Berlin geworden ist. Ich möchte Ihnen mit diesen Beispielen aufzeigen, dass aus einer einfachen Grundidee sich fast von selbst ein Konzept ergibt.

Autor: Wolf Rübner
Wolf Rübner ist mit mehr als 25 Jahren Erfahrung im Event-Markt ein bekannter Name und gehört heute zu den Event-Experten in Deutschland. Als Gründer des EventCampus hat er sich auf Event-Consulting und die Beratung von Unternehmen, Agenturen, Messebauern und Event-Dienstleistern spezialisiert.

*Quellen der Fotos: bulb, pound coins


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