Online-Events müssen keine schlechteren Erlebnisse sein: Ein Austausch mit Oliver Malat – Teil 1

Analoge Erlebnisse werden nach Corona ebenso wichtig sein wie zuvor. Und virtuelle Treffen können echte nicht ersetzen. Das bezweifelt niemand. Und doch beginnen einige Firmen, Agenturen und Menschen manche Aspekte von Online-Events zu schätzen. Denn es gibt tatächlich Formate, die derzeit mit großer Begeisterung angenommen werden. Online-Formate, die nicht nur als „besser als gar nichts“ akzeptiert werden, sondern eine wirkliche Zukunft haben.

Einige praktische und positive Beispiele sowie Erfahrungswerte liefert uns beispielsweise die Kölner Agentur Klubhaus. Oliver P. Malat, Kreation, Meeting-Design und Geschäftsführung bei Klubhaus, und das 15-köpfige Team, mussten ebenso wie alle anderen im März 2020 umdenken. Physische Events waren plötzlich nicht mehr möglich. Der anfängliche Schock war groß. Auch Klubhaus Projekte wurden abgesagt, verschoben – oder ins Internet verlagert. Doch wo manche Angebote als digitale Kopien physischer Eventkonzepte durchwachsen funktionieren, entpuppten sich die Formate von Klubhaus als unerwartet erfolgreich.

„Wir waren überrascht, wie offen und begeistert die Menschen mitgemacht haben.“

Ihr erstes Online-Event war ein Strategie- und Management-Meeting mit 550 Teilnehmern. Eigentlich hätten die Mitarbeiter in Groß- und Kleingruppen über zwei Tage hinweg und live über die neue Unternehmenstrategie diskutieren, ihren „Change“ aktiv gestalten sollen. Es ging darum Reaktionen und Feedback zu erarbeiten, die Ergebnisse gemeinsam auszuwerten und den gemeinsamen Weg in die Zukunft zu planen. Doch dann kam Covid-19 dazwischen. Innerhalb von 10 Tagen krempelte das betreuende Team das analoge Format in ein dreieinhalb stündiges Online-Event um. Ein Kraftakt unter hohem Druck, schon alleine aufgrund des großen Kunden: Henkel, und das global! Doch die Mühen wurden mit äußerst zufriedenen Kunden und TeilnehmerInnen belohnt. Sowohl der neue CEO als auch die TeilnehmerInnen zeigten sich in öffentlichen Statements begeistert. Auch die Agentur war begeistert, und ganz ehrlich überrascht, wie gut, offen und begeistert die Menschen mitgemacht haben.

„Das Henkel-Online-Event bestand zunächst aus einer noch recht frontalen, aber knackig und medial abwechselnd gestalteten Vorstellung der Strategie. Darauf folgten vertiefende Collaboration-Sessions, in denen die Teilnehmer anonym ihre Meinungen und Fragen einbringen konnten. In strukturierten und vertiefenden Gruppen entwickelten sich wiederum rege Diskussionen und konstruktive Reaktionen“, erklärt Oliver. Bei diesem ersten Format wurde noch alles in rein schriftlichen Chats, anonym und ohne VideoCalls umgesetzt. Doch das war in diesem Kontext vielleicht auch ein Vorteil. Das Ergebnis war ein reges, ehrliches und konstruktives Miteinander. Laut Agentur fanden der Kunde und die TeilnehmerInnen das Online-Format besonders abwechslungsreich, unterhaltsam und spannend. Auch dass es weltweit und zeitgleich stattfinden konnte, war ein wichtiger Aspekt für Henkel.

Der digitale Austausch in einem neuartigen Formatmix hat der Firma so gut gefallen, dass sie ihn seither mit einem eigenen festen Studio begeistert fortführen. Und auch Klubhaus arbeitet weiterhin an Online-Events. Durch das öffentliche, positive Feedback haben sie einige neue Kunden und Online-Projekte gewinnen können. So ist es derzeit alles andere als ruhig in der Agentur. „Mittlerweile wurden schon mehr als zwei Handvoll Online-Formate umgedacht oder kreativ neu entwickelt,“ so Oliver. Die meisten mit Erfolg und begeisterten TeilnehmerInnen. Und die Konzepte entwickeln sich stetig weiter.

Zugegeben, aktuell zeigt sich fast jeder begeistert, der KollegInnen, Bekannte oder FreundInnen nochmal in Echtzeit sieht und sich auf egal welche Art und Weise austauschen kann. Diese Offenheit und Begeisterung ist aktuell sehr hilfreich für neue Ansätze und vielleicht auch ein Ausnahmezustand. Doch natürlich kann man auch anfängliche Begeisterung und Offenheit enttäuschen – und die Gewissheit stärken: In echt ist alles besser. Doch Klubhaus scheint es gelungen zu sein, Online-Formate zu entwickeln, die auch langfristig eine Zukunft haben könnten.

Meeting-Design Ansätze eignen sich besonders gut für Online-Formate

Dieser Erfolg liegt aber vermutlich auch am strategischen Ansatz, den die Agentur schon vor Corona vertrat. Ihr Schwerpunkt liegt auf kollaborativen Formaten mit viel Co-Creation und Meeting-Design. Frontale, symbolische und ausschließlich inszenatorische Bühnenshows gehören eher selten zu ihrem Portfolio. Sie integrieren und organisieren zusätzlich die Zusammenarbeit von vielen TeilnehmerInnen. Wichtige Themen und Fragen werden herausgearbeitet, in kleinen Gruppen vertieft oder in Workshop-Methoden wie „World-Cafés“ oder Eigenkreationen diskutiert, um letztlich ein gemeinsam erarbeitetes Ergebnis herauszufiltern. Dies führt natürlich auch bei Online-Events zu einem ganz anderen Format. Anstatt sich mehrheitlich Vorträge und Streams anzuschauen, entstehen hier strukturierte, wechselnde Kleingruppen, die gemeinsam an etwas arbeiten.

„Typische Meeting-Design Ansätze lassen sich sehr gut ins Internet übertragen“, so die eindeutige Erfahrung von Oliver. „Ein Beispiel: Anstatt einer offenen Fragerunde können TeilnehmerInnen z.B. in Eins-zu-Eins VideoChats offene Fragen diskutieren. Nach einigen Minuten werden weitere Personen hinzugeschaltet und gemeinsam weiterdiskutiert. Erst danach geht es zurück ins digitale Plenum.“ So werden Zuschauer nicht nur eingebunden, man lernt trotz geographischer Distanz andere Menschen kennen und erarbeitet im besten Fall sogar ein nutzbringendes Ergebnis. Vielleicht ist das ein zentraler Ansatz von zukünftigen, tragfähigen Online-Events: keine eindimensionalen Streams, die nur wenige lange am Bildschirm halten, sondern konstruktive, gesteuerte Zusammenarbeit.

Genau diesen Ansatz verfolgte auch ein weiteres Online-Event von Klubhaus: CIXX. Dieses jedoch von Anfang an online gedachte Event wurde in Kooperation mit Detecon umgesetzt und sollte tagesaktuelle Corona-Herausforderungen und Fragen der TeilnehmerInnen aufgreifen. Kein vorgefertigtes Programm, keine flachgebügelten Themen, nur eine Art konzeptionelle Infrastruktur. Nach der Einleitung durch die Moderatorin und den Moderator schlugen die TeilnehmerInnen ihre drängendsten Fragen und Themen vor. Ein Voting konzentrierte die für alle am wichtigsten und ermöglichte den TeilnehmerInnen im Anschluss einen frei wählbaren Kleingruppen-VideoChat zu einem der Themen. Nicht unwichtig sind ein konkretes Ziel sowie strenge Regeln, damit Diskussionen nicht ausufern oder ins Leere führen. Hier greifen die gleichen Regeln wie bei analogem Meeting-Design.

Gute Begegnungen sind auch online möglich

Dass dieser kollaborative und arbeitsorientierte Ansatz online scheinbar gut funktioniert, bedeutet aber nicht, dass ungesteuerte Unterhaltungsangebote generell nicht funktionieren. Das hat auch Oliver Malat bemerkt. Auch bei vielen ihrer Formate gab es Pausen, in denen die Teilnehmer frei und unorganisiert miteinander reden konnten. Doch anstatt aus dem Event auszusteigen, entstand eine unerwartete Eigendynamik unter den Teilneherm. „Es war faszinierend zu beobachten, wie offen die Menschen in den Pausen miteinander ins Gespräch kamen – und beispielsweise bei einem Event alle ihre Hunde vor die Kamera holten. Das war ein kurioses und fantastisches Bild.“

Pausen sind demnach auch bei Online-Events wichtig und sollten ein bewusst gestaltetes Element sein. Sie zu vernachlässigen ist übrigens auch bei analogen Events ein häufiger Fehler. Denn das, was manche Eventler derzeit wie ein Mantra immer und immer wieder betonen, dass es bei vielen Events nicht um die Inhalte, sondern um die Begegnungen z.B. in den Pausen geht, ist teils auch etwas schöngeredet. Das muss auch Oliver ehrlich zugeben. „Wer stand nicht schon mal im Pausenbereich einer Konferenz alleine herum, hatte keine Lust oder Gelegenheit mit jemandem zu reden, klickte auf seinem Handy herum und hoffte, dass die Zeit möglichst schnell vorbeiging?“ Nicht alle analogen Events sind großartige Erlebnisse. Fragt man manche Brancher-Insider, vermutlich sogar nur die wenigsten.

Aber entgegen vieler Behauptungen, kann man Menschen auch in digitalen Formaten näher zusammenrücken lassen. Doch diesen Moment sollte man gestalten, zum Beispiel durch Co-Creation Formate wie zuvor beschrieben. Es sind aber auch andere Anstöße denkbar, damit der Rest sich im besten Fall von alleine weiterentwickelt. So hat Klubhaus an die TeilnehmerInnen eines ihrer Online-Projekte beispielsweise vorab Pakete verschickt, unter anderem mit Kaffee, Drinks und unterhaltsamen Gimmicks. In der Pause wurde so der gleiche Kaffee getrunken, am Ende zusammen angestoßen oder über die Paketinhalte gelacht. So etwas bietet Gesprächsstoff, sorgt für ein Gemeinsamkeitsgefühl und schafft im besten Fall nicht minderwertigere Begegnungen als bei Live-Events.

» Weiter geht es im zweiten Teil!

Dort sprechen wir über Technik, Internetverbindung, neue Sichtweisen und die Frage „Was wird bleiben?“.